Op deze pagina staan een aantal instructies die men dient te volgen bij het aanvragen van een verplaatsing voor bijvoorbeeld een conferentie via KU Loket.
!!! Onderstaande procedure geldt enkel voor wie onder ESAT valt (bvb Dries)!!!
Per persoon dien je een zendingsaanvraag in te dienen in KU Loket ( KU Loket - Personeel - Aan- en Afwezigheden - Zending registreren - Nieuwe aanvraag) Belangrijk hierbij is om bij het puntje Financiële antenne Patricia Waege in te geven.
De kredietbeheerder van het project waarop de verplaatsing zal geboekt worden, moet aan Patricia doorgeven dat hij goedkeuring geeft om de kosten op het betreffende project in te boeken.
Per persoon dien je een kostenraming op te stellen en deze moet je via mail bezorgen aan Patricia Waege (patricia.waege@esat.kuleuven.be). In deze kostenraming vermeld je verplaatsingskosten, verblijfskosten, eten, ... .
Wanneer voorgaande zaken in orde zijn, kan Patricia de definitieve goedkeuring geven
Indien je de toelating hebt om je eigen wagen te gebruiken, is dit ook geldig voor buitenlandse verplaatsingen. Om de kosten terug te vorderen dien je de reiswijzer in te vullen. ( KU Loket - Financiën en Aankoop - Beroepskosten - Reiswijzer).
Het boeken van een hotel kan via internet gebeuren, maar je dient de officiële factuur in te dienen alvorens de kosten worden terugbetaald. Zelf afgedrukte documenten zijn eigenlijk niet geldig als bewijs, maar Patricia raadde wel aan om zoveel mogelijk zaken af te printen en screenshots te nemen tijdens het boeken van een hotel om zoveel mogelijk bewijsmateriaal in handen te hebben voor het geval er iets misgaat met de factuur.
Voor het terugvorderen van taxi, metro, restaurant,... is het noodzakelijk om de originele bonnetjes in te dienen ( kopieën zijn dus niet geldig !)
!!! Onderstaande procedure geldt enkel voor wie onder ESAT valt (bvb Dries)!!!