Het boeken van een reis gebeurt via reisbureau Omnia. De bedoeling is dat het personeelslid contact opneemt met Omnia om een prijsvoorstel door te sturen. Bij goedkeuring van dit prijsvoorstel boekt Omnia de reis. Het personeelslid dient er dan voor te zorgen dat Omnia een bestelbon krijgt toegestuurd waaraan zij hun factuur kunnen koppelen. Er moet dus niets meer zelf voorgeschoten worden. Hieronder een overzicht van de te ondernemen stappen.
- Indien gewenst kan je eerst zelf een vlucht en een hotel opzoeken dat het best gelegen bij de conferentielocatie. Dit kan via de gekende websites. (bv. booking.com, brussels airlines,...). Let erop dat de prijzen op booking.com niet overeenstemmen met de prijzen van Omnia. Indien gewenst kan Omnia ook via booking.com zelf boeken, maar dit voor een meerprijs van 20%.
- Deze exacte gegevens dienen dan per e-mail te worden doorgegeven aan Omnia. Onze contactpersoon is Ben Vanderstappen (ben.vanderstappen@omniatravel.be).
- Op basis van deze gegevens stuurt Omnia een prijsvoorstel terug. Indien dit voldoet, stuur je een bevestiging en boekt Omnia de reis. Nadien krijg je dan de E-tickets en hotelvoucher toegestuurd.
- Zorg ervoor dat Omnia een bestelbon krijgt toegestuurd. Dit doe je door naar Bart Wuyts (onze financiele antenne) een interne bestelbon op te sturen (bart.wuyts@kuleuven.be). (NIEUW: de interne bestelbon moet eerst goedgekeurd worden door Toon of Joost. Stuur hen de interne bestelbon door met de vraag deze naar Bart Wuyts te sturen.) In deze interne bestelbon staat dan meteen ook het kredietnummer. Bart genereert hiermee een bestelbon, die je krijgt toegestuurd. Deze moet je dan zelf naar Ben Vanderstappen doorsturen.
- Vergeet niet in KU Loket om je zending te registreren! Dit is nodig om het professionele karakter van de reis te bepalen, en om je onkosten te kunnen terugvorderen.
- Vergeet niet na een conferentie je paper toe te voegen aan Lirias