Onkostennotas+en+verplaatsingen+via+KULoket

Sinds 01/10/2013 zitten we met de onderzoeksgroep onder de KU Leuven en bijgevolg dienen we ook gebruik te maken van de nieuwe procedures om onkosten en verplaatsingen terug te vorderen.


 * __STAP 0: Inloggen op KU Loket en de tab administratie & beroepskosten openen__**
 * Deze procedure is voor elke toepassing gelijkaardig
 * Surf naar []
 * Inloggen met personeel gebruikersnaam en paswoord
 * Klik op tabblad 'Financien en aankoop'
 * Klik op 'Uitgaven --> Beroepskosten'

=__Onkostennotas voor verplaatsingen (trein, bus, taxi, ... ) & kosten__=

__**STAP 1: Een onkostenformulier aanvragen**__
 * Klik in het overzicht op 'Kostenformulier'
 * Het volledige formulier invullen
 * Uitgavedatum is datum waarop de kost werd gemaakt
 * Uitgavensoort niet vergeten specifieren
 * Klikken op 'Doorsturen naar KBH'
 * Op de volgende pagina je kredietbeheerder selecteren. Voor de meeste projecten is dit Toon Goedeme. Eenmaal je dit geselecteerd hebt zal dit steeds terugkeren. Mensen die rechtstreeks uitbetaald worden via de KU Leuven (Stijn, Dries) moeten hier iemand anders selecteren. Navragen bij Toon dus :)
 * Je kan nog een beschrijving toevoegen en dan verstuur je het document.
 * Op dit moment hoef je nog niets af te drukken en hou je de originele betaalbewijzen bij je.

__**STAP 2: Je kredietbeheerder aan zijn mouw trekken**__
 * Je meld aan Toon dat je een onkostenformulier indiende.
 * Hij kan dan via zijn KU Loket pagina de nodige budgetten toekennen.
 * Wanneer je surft naar de beroepskostenpagina in je KU Loket, en je klikt op 'Overzicht' zal je merken dat je formulier van 'Voorlopig formulier' naar 'Formulier' is gewijzigd. Je merkt dit door het feit dat de formuliernummers blauw gedrukt zijn en kunnen aangeklikt worden.
 * Zolang deze stap niet gebeurd is kan je niet verder! Af en toe Toon aan zijn mouw trekken dus.

__**STAP 3: Je originelen voorbereiden**__
 * Ga naar de 'Overzicht' pagina van de formulieren die je indiende.
 * Klik op de formulierlink (die na bovenstaande stap op de definitieve versie zou moeten staan)
 * Druk dit formulier af en laat het door Toon handtekenen.
 * Neem je **originelen**, plak ze met plakband stevig vast op een A4 papier.
 * Maak je formulier + orginelen samen vast met een **paperclip**! **Geen nietje gebruiken**, de mensen aan de KU Leuven vinden dit niet aangenaam, aangezien zij de formulieren dienen in te scannen. Ook voor die reden plak je je bewijzen op een A4 blad, tenzij het al een A4 pagina is.
 * Je dumpt dit in het bakje van de 'Financiele dienst'

__**STAP 4: Veel geduld hebben**__
 * Vanaf nu zit je werk erop en is het wachten op de centen.
 * Je kan het overzicht in het oog houden. Je ziet de status wijzigen van zodra de hogeschool kredietbeheerder (Bart Wuyts) je gegevens heeft doorgeven aan de KU Leuven administratie.
 * **Begin 2014** kan er wat vertraging op de uitbetaling zitten. Dit wegens het overzetten van de systemen van hogeschool --> universiteit.

//(indien hier nog een stap bijkomt, dan zal ik dit stelselmatig aanvullen)//

__** Uitleg van Bart Wuyts himself: **__ __ Voor het kostenformulier __ : (zie opmerkingen) 1. Kleef uw kleine originele bewijsstukken op een A4-blad en gebruik maar één kant. (facturen, mails, enz… voegt u los bij) 2. Vul het kostenformulier in op KULoket: Financiën & Aankoop/Beroepskosten/Kostenformulier 3. “Doorsturen naar KBH” op het einde van de procedure kan u een afdruk nemen, doe dit en bezorg het document ondertekend en samen met de bewijsstukken aan uw KBH. 4. De KBH zal het kostenformulier nakijken en de kredieten toevoegen. 5. De KBH zal het kostenformulier op zijn beurt afdrukken en bezorgt dit document, samen met de bewijsstukken aan de financieel antenne voor verdere verwerking.  __Opmerkingen__ - Bij aankoopfacturen op uw naam hoeft u geen bewijs van betaling te geven. Als ze op naam van KUL werden opgemaakt moet u erop letten dat de factuur voldoet aan de vormvoorwaarden (Juiste benaming en BTW-nr.) én voegt u een bewijs van betaling toe. Let wel: in principe moeten alle aankopen de bestelprocedure volgen. (voor extra info raadpleeg de website van de aankoopdienst: @https://admin.kuleuven.be/td/aankoop/associatienet/index.html ) - Bij restaurantbezoek met meer dan 1 persoon moet u de tafelgenoten (naam en voornaam) vermelden. (max 75 euro/pp). - Gelieve per bewijsstuk een lijn aan te maken. - Bundel kosten per business area: KUL of LRD

=__Onkostennotas voor verplaatsingen eigen vervoer__=

Voor het terugvorderen van een km vergoeding voor het gebruik van een eigen auto moet je **eenmalig** een extra administratief akkefietje oplossen.
 * Log in op KU Loket en ga naar het tabblad 'Personeel'
 * Klik op 'Personeelsdossier --> Mijn gegevens'
 * Klik op 'Mobiliteit'
 * Onder 'Wagengegevens' klik je op het potlood icoon.
 * Er opent zich een interface waarin je je autogegevens moet ingeven en een formulier wordt opgebouwd.
 * Druk dit formulier af, laat ondertekenen door Toon en stuur dit op naar de KULeuven administratie. //(correcte adres staat op formulier vermeld)//

Nu moet je even geduldig afwachten tot je goedkeuring verwerkt is. Wanneer alles in orde is krijg je hiervan bevestiging via mail en komt er onder 'Wagengegevens' een geregistreerde auto te staan. Daarna moet je bovenstaande stap nooit meer uitvoeren en meteen volgende stappen ondernemen voor het terugvorderen van de kosten. De procedure is gelijklopend als hierboven, met enkele uitzonderingen.
 * In plaats van 'Kostenformulier' klik je nu op 'Reiswijzer'
 * In plaats van een bedrag geef je het aantal KM in. Dit is heen + terug.
 * Je stuurt het opnieuw door naar de KBH (Toon Goedemé voor meesten).
 * **Je werk zit er nu op**, alleen in het oog houden dat budgetten worden toegekend. Je hoeft niets af te drukken en geen originelen in te dienen.

__** Uitleg van Bart Wuyts himself: ** __ __Voor reiswijzers (km-vergoeding):__ 1. Vul uw reiswijzer in op KULoket: Financiën & Aankoop/Beroepskosten/Reiswijzer <span style="background-color: #ffffff; color: #222222; font-family: arial,sans-serif;">2. “Doorsturen naar KBH” op het einde van de procedure kan u een afdruk nemen, doe dit en bezorg het document ondertekend aan uw kredietbeheerder (KBH). <span style="background-color: #ffffff; color: #222222; font-family: arial,sans-serif;">3. De KBH zal de reiswijzer nakijken en de kredieten toevoegen. <span style="background-color: #ffffff; color: #222222; font-family: arial,sans-serif;">4. De KBH zal de reiswijzer op zijn beurt afdrukken en bezorgt dit document aan de financieel antenne voor verdere verwerking.

=__Terugverdoringen sporadische treintickets woon - werk verkeer__=

De KU Leuven heeft een ietwat ingewikkelder beleid wat betreft transportkosten woon - werk verkeer. In principe zijn er volgende mogelijkheden: > @https://admin.kuleuven.be/sab/od/intranet/2wd/
 * 1) Je vraagt een jaarabonnement aan bij de NMBS en via een derde betalersysteem wordt dit betaald. Meer info vind je hier: https://admin.kuleuven.be/personeel/intranet/praktisch/verplaatsing_woon_werk.html#NMBS
 * 2) Je komt met de fiets en krijgt niets uitbetaald. Je kan echter wel een W2D fiets aanvragen als je dit wil. Dit kan op deze pagina:
 * 1) Je komt met de fiets, maar sporadisch is het te koud of te slecht weer en neem je de trein. Dan volg je onderstaande stappen.

Sporadisch gebruik trein voor woon-werk verkeer:
 * Wordt niet 100% terugbetaald door de KULeuven omdat men deze goedkopere optie niet stimuleert :)
 * Je verzameld je vervoersbewijzen (de originelen en bundeld een hoopje samen)
 * Je stuurt dit op naar je personeelsadviseur op de personeelsdienst. Voor de meesten onder ons is dit Lies Haersaert (@http://www.kuleuven.be/wieiswie/nl/person/00043470).
 * Je kruist je vingers en je hoopt dat ze het maximale percentage van **75%** vergoeding toekennen. Hoe het percentage exact bepaald wordt staat nerges officieel vermeld, wel kan er niet meer dan 3/4 van je prijs uitbetaald worden